Offerteaanvraag op je website die bruikbare aanvragen oplevert

Kort samengevat

• Vijf tot zeven velden is de bruikbare bandbreedte.
• Vraag naar wat, waar en wanneer; dat scheelt je een belronde.
• Vang aanvragen buiten je werkgebied af met een postcodeveld.
• Reageer dezelfde dag; wie eerst is, wint vaak.

Een offerteaanvraag op je website levert pas iets op als je de juiste vragen stelt. Een formulier met alleen naam, e-mail en een leeg tekstvak geeft je aanvragen als "kunt u een prijs geven voor mijn tuin", en dan begint het werk pas.

Vijf tot zeven velden is de bandbreedte waarbinnen mensen nog invullen en jij genoeg weet.

Welke vragen stel je?

Drie vragen doen het meeste werk: wat, waar en wanneer. Daaromheen de gegevens om terug te kunnen koppelen.

Dat laatste veld is de grootste tijdwinst en wordt bijna nooit aangeboden. Een foto van een lekkende leiding of een verwilderde tuin vertelt je in één blik wat drie e-mails niet lukken. Bij een hovenier scheelt dat vaak een heel bezoek.

Waarom vraag je om een telefoonnummer?

Omdat een offerte in twee minuten telefonisch rond is en in vier e-mails niet. Maak het veld verplicht, maar leg erbij uit waarom: "We bellen even om een paar dingen na te vragen, zodat de prijs klopt."

Zonder die uitleg denkt een deel van je bezoekers dat ze een verkoopgesprek krijgen. Met die uitleg vullen ze het in.

Hoe voorkom je aanvragen buiten je werkgebied?

Dit is verspilde tijd aan beide kanten. Iemand wacht drie dagen op een antwoord om te horen dat je niet komt.

Twee dingen helpen:

• Zet je werkgebied direct bij het formulier, niet alleen op je contactpagina.
• Vraag om een postcode in plaats van een volledig adres. Minder gedoe, en genoeg om te filteren.

Hoe je dat werkgebied afbakent zonder klanten af te schrikken, staat in je werkgebied tonen op je website.

Wat zet je onder de verzendknop?

De seconde voor het klikken is waar mensen afhaken. Drie regels nemen die twijfel weg:

1. Wanneer je reageert. "Je hoort binnen één werkdag van ons."
2. Dat het vrijblijvend is. Mensen zijn bang aan iets vast te zitten.
3. Wat er daarna gebeurt. "We bellen even, daarna krijg je een prijs op papier."

Voeg daaronder je KvK-nummer toe. Dat oogt klein, maar het is een van de weinige signalen dat er een echt bedrijf achter zit. Wat er verder verplicht is, staat in wat verplicht is op een website.

Hoe snel moet je reageren?

Dezelfde dag, liefst binnen een paar uur. Wie een offerte aanvraagt, vraagt er zelden maar één aan. De eerste die reageert heeft een voorsprong die met een lagere prijs lastig in te halen is.

Kun je niet direct inhoudelijk reageren, stuur dan een automatische bevestiging die zegt wanneer je wel belt. Stilte is het enige echt slechte antwoord.

Waar zet je het formulier neer?

Niet alleen op je contactpagina. Zet een verwijzing onderaan elke dienstpagina, zodat iemand die net over cv-onderhoud heeft gelezen niet hoeft te zoeken.

Eén ding tegelijk aanbieden werkt beter dan twee. Zet je een belknop en een formulierknop even prominent naast elkaar, dan moet de bezoeker kiezen, en kiezen kost moeite. Bepaal wat je liever binnenkrijgt en maak dat de opvallendste knop.

Krijg je wel bezoekers maar nauwelijks aanvragen, dan zit het probleem mogelijk eerder op je pagina; zie waarom je website geen aanvragen oplevert.

Veelgestelde vragen

Hoeveel velden mag een offerteformulier hebben?

Vijf tot zeven werkt voor de meeste vakbedrijven. Elk extra veld kost invullers, maar te weinig velden leveren aanvragen op waar je niets mee kunt. Vraag alleen wat je nodig hebt om te kunnen inschatten of terug te bellen.

Moet ik om een telefoonnummer vragen?

Ja, en maak het verplicht. Een offerte bespreek je sneller in twee minuten aan de telefoon dan in vier e-mails. Leg er wel bij uit waarom je belt, bijvoorbeeld dat je een paar dingen wilt nakijken voor een reële prijs.

Wat doe ik met aanvragen buiten mijn werkgebied?

Vang ze af voordat ze binnenkomen. Zet je werkgebied bij het formulier of vraag om een postcode. Dat scheelt jou tijd en de aanvrager een teleurstelling na drie dagen wachten.

Hoe snel moet ik reageren op een aanvraag?

Dezelfde dag, en liefst binnen een paar uur. Wie een offerte aanvraagt, vraagt er meestal meerdere aan. De eerste die reageert heeft een voorsprong die met inhoud lastig in te halen is.

Conclusie: vraag wat je nodig hebt, niet meer

Een offerteformulier is geen inschrijfformulier. Vraag wat, waar en wanneer, plus de gegevens om terug te bellen. Bied de mogelijkheid een foto toe te voegen en zet je werkgebied ernaast.

Zet er dan drie regels onder over wat er daarna gebeurt, en reageer dezelfde dag. Dat laatste is geen websitewerk, maar het bepaalt wel wat je site oplevert.

Wil je zo'n formulier op je site? Plan een gratis adviesgesprek van vijftien minuten.

Geschreven door Tom de Waard, eigenaar van Klozley, websitebureau in Hoofddorp.