Wat is verplicht op een website?

Kort samengevat

• Verplicht: handelsnaam, KvK-nummer, btw-identificatienummer en vestigingsadres.
• Publiceer je btw-identificatienummer, niet je omzetbelastingnummer.
• Een postbus volstaat niet als vestigingsadres.
• Een privacyverklaring is verplicht zodra je persoonsgegevens verwerkt: een contactformulier telt al mee.
• Een cookiemelding is nodig zodra je cookies plaatst waarvoor toestemming vereist is.

Wettelijk verplicht op een zakelijke website zijn: je handelsnaam, KvK-nummer, btw-identificatienummer en vestigingsadres. Daarnaast een privacyverklaring volgens de AVG en een correcte cookiemelding als je cookies plaatst waarvoor toestemming nodig is. Zet de bedrijfsgegevens minimaal in je footer.

De meeste ZZP-websites die ik tegenkom missen minstens één van deze punten. Meestal het btw-nummer, en opvallend vaak het verkeerde.

Welke bedrijfsgegevens zijn verplicht?

Bied je online diensten of producten aan, dan moet een bezoeker kunnen zien met wie hij zakendoet. Dit is wat er hoort te staan:

De informatie moet op een logische en opvallende plek staan. Verstopt in de algemene voorwaarden telt niet. De praktische oplossing: handelsnaam, KvK-nummer en vestigingsplaats in de footer, de rest op je contactpagina.

Welk btw-nummer publiceer ik?

Hier gaat het het vaakst mis, en het is een privacykwestie.

Als eenmanszaak heb je twee nummers:

• Btw-identificatienummer: begint met NL, bevat een B en een volgnummer. Dit is het nummer dat je publiceert en op facturen zet.
• Omzetbelastingnummer: bevat je burgerservicenummer. Dit gebruik je alleen richting de Belastingdienst.

Publiceer uitsluitend je btw-identificatienummer. Zet je per ongeluk je omzetbelastingnummer op je site, dan staat je BSN online. Controleer dit vandaag als je het niet zeker weet.

Moet mijn thuisadres op de website als ik geen kantoor heb?

Je vestigingsadres is verplicht, en voor de meeste ZZP'ers is dat hun woonadres. Een postbus is niet toegestaan als vervanging.

Wil je je huisadres liever niet publiek hebben, dan zijn dit de gangbare routes:

• Een bedrijfsverzameladres of flexplek met een echt vestigingsadres dat je bij de KvK registreert.
• Afscherming bij de KvK aanvragen als je een aantoonbaar veiligheidsrisico loopt.

Let op het verschil met Google: in je Google Bedrijfsprofiel kun je je adres wél verbergen en alleen een servicegebied tonen. Die vrijheid heb je bij de wettelijke vermelding op je website niet.

Wanneer heb ik een privacyverklaring nodig?

Zodra je persoonsgegevens verwerkt. Dat gebeurt sneller dan de meeste ondernemers denken:

• Een contactformulier waarin iemand naam en e-mailadres invult.
• Een nieuwsbriefinschrijving.
• Bezoekersstatistieken die IP-adressen verwerken.
• Een terugbelverzoek of offerteaanvraag.

Heb je een van deze dingen, dan is een privacyverklaring verplicht. Daarin staat welke gegevens je verzamelt, waarom, hoe lang je ze bewaart en met wie je ze deelt. Ter illustratie: ons eigen privacybeleid laat zien hoe zo'n pagina eruitziet.

Een privacyverklaring van een template overnemen kan, maar pas hem aan op wat jij daadwerkelijk doet. Een verklaring die spreekt over een klantenportaal dat je niet hebt, is geen verklaring maar een leugen op papier.

Heb ik een cookiemelding nodig bij Google Analytics?

Ja. Analytische cookies van derde partijen vallen onder de cookies waarvoor je toestemming nodig hebt. Dat betekent een banner waarin bezoekers kunnen weigeren, en waarbij die cookies pas geplaatst worden ná toestemming.

Wat wél zonder toestemming mag:

• Functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken, zoals een winkelwagen of een taalkeuze.
• Privacyvriendelijke statistieken zonder persoonsgegevens en zonder tracking over sites heen.

De praktische keuze voor een kleine site: gebruik een statistiekentool die geen toestemming vereist, dan heb je geen banner nodig en verlies je geen data doordat bezoekers weigeren.

Waar zet je dit allemaal neer?

Verdeel het over drie plekken, dan staat alles op een logische plaats:

1. Footer: handelsnaam, KvK-nummer, btw-identificatienummer, vestigingsplaats, links naar privacyverklaring en voorwaarden.
2. Contactpagina: volledig adres, e-mailadres, telefoonnummer.
3. Aparte pagina's: privacyverklaring, cookieverklaring en eventueel algemene voorwaarden.

Algemene voorwaarden zijn overigens niet wettelijk verplicht, maar wel verstandig. Gebruik je ze, dan moet je ze vóór het sluiten van de overeenkomst beschikbaar stellen.

Veelgestelde vragen

Is een KvK-nummer op je website verplicht?

Ja, voor bedrijven die online diensten of producten aanbieden. Het hoort bij de identificerende gegevens die een bezoeker moet kunnen vinden. De footer is de meest gebruikelijke en meest praktische plek.

Wat riskeer ik als deze gegevens ontbreken?

Toezichthouders kunnen handhaven en bij de AVG bestaat de mogelijkheid van een boete. Praktischer: bezoekers en potentiële klanten zien een site zonder KvK-nummer sneller als onbetrouwbaar. De trustschade komt meestal eerder dan de boete.

Geldt dit ook voor een website zonder webshop?

Ja. De verplichting hangt aan het commercieel aanbieden van diensten, niet aan het verkopen via de site. Ook een simpele one-pager waarop je je diensten aanbiedt, valt eronder.

Moet ik een cookiebanner hebben als ik niets meet?

Nee. Plaats je alleen functionele cookies en geen tracking, dan is een banner niet nodig. Een korte cookieverklaring op je privacypagina is dan voldoende. Controleer wel of je thema of plugins buiten je medeweten iets plaatsen.

Conclusie: een half uur werk, blijvend geregeld

Wettelijk verplicht op je website zijn je handelsnaam, KvK-nummer, btw-identificatienummer en vestigingsadres, plus een privacyverklaring en waar nodig een cookiemelding. Controleer vooral welk btw-nummer je publiceert: het identificatienummer, nooit het omzetbelastingnummer met je BSN erin.

Bouw je een nieuwe site, laat dit dan meteen goed inrichten in plaats van het later te repareren. Bij een website voor ZZP'ers zet ik deze onderdelen standaard klaar. Vragen over je huidige site? Plan een gratis adviesgesprek.

Disclaimer: dit artikel is algemene informatie en geen juridisch advies. Twijfel je over jouw situatie, raadpleeg dan een jurist of kijk op de officiële informatie van de KvK en de Autoriteit Persoonsgegevens.

Geschreven door Tom de Waard, eigenaar van Klozley, websitebureau in Hoofddorp.