Kort samengevat
- Een zakelijk e-mailadres op je eigen domeinnaam komt professioneler over dan Gmail of Hotmail.
- Je hebt een domeinnaam en een maildienst nodig; die kunnen bij verschillende partijen staan.
- MX-records bepalen waar je mail binnenkomt.
- SPF, DKIM en DMARC zorgen dat je mail niet in de spam belandt.
- Google eist van elke afzender naar Gmail minimaal SPF of DKIM.
Een zakelijk e-mailadres met eigen domeinnaam regel je door een domeinnaam te registreren, een maildienst te kiezen en de MX-records van je domeinnaam naar die dienst te laten wijzen. Daarna voeg je SPF, DKIM en DMARC toe in je DNS. Zo komt je mail aan en belandt hij niet in de spam.
Een adres als jan@jouwbedrijf.nl wekt meer vertrouwen dan jan.jouwbedrijf@gmail.com. Het blijft ook van jou als je ooit van provider wisselt. Hieronder lees je hoe je het opzet.
Wat heb je nodig voor een zakelijk e-mailadres?
Twee dingen:
- Een domeinnaam, zoals jouwbedrijf.nl. Die registreer je bij een registrar. Zie domeinnaam registreren.
- Een maildienst die de mailboxen host. Dat kan je hostingprovider zijn, of een aparte zakelijke maildienst.
Die twee hoeven niet bij dezelfde partij te staan. Je domeinnaam kan bij de ene registrar staan, je website bij een tweede partij en je mail bij een derde. DNS-records vertellen per dienst waar hij te vinden is.
Welke maildienst kies je?
Grofweg heb je drie opties:
| Optie | Voordeel | Let op |
|---|---|---|
| Mail bij je hostingpakket | Vaak inbegrepen, alles op één plek | Beperkte opslag, en overstappen raakt site en mail tegelijk |
| Microsoft 365 | Outlook, Teams en Office erbij | Je betaalt per gebruiker per maand |
| Google Workspace | Gmail-omgeving, agenda en Drive | Je betaalt per gebruiker per maand |
De instapabonnementen van Microsoft 365 en Google Workspace kosten rond €6 tot €8 per gebruiker per maand, exclusief btw (prijspeil november 2026). Een totaaloverzicht van de kosten staat in wat kost een domeinnaam en hosting.
Hoe stel je een zakelijk e-mailadres in?
Dit zijn de stappen bij elke maildienst. De dienst zelf geeft de exacte waarden op:
- Neem een abonnement bij de maildienst en voeg je domeinnaam toe.
- Bewijs dat de domeinnaam van jou is. Meestal voeg je daarvoor een TXT-record toe in je DNS.
- Zet de MX-records naar de maildienst. Verwijder oude MX-records, anders komt een deel van je mail op de verkeerde plek aan.
- Voeg SPF, DKIM en DMARC toe als TXT-records. Daarover hieronder meer.
- Maak je mailboxen en aliassen aan, en stel je telefoon en computer in.
DNS-wijzigingen werken niet altijd meteen. Google noemt in het Workspace-hulpcentrum dat ze meestal binnen 48 uur verwerkt zijn, soms pas na 72 uur. Hoe DNS werkt, lees je in wat is DNS.
Hoe voorkom je dat je zakelijke mail in de spam belandt?
Ontvangende mailservers controleren of een bericht echt van jouw domein komt. Daarvoor gebruiken ze drie standaarden, die SIDN zo samenvat: ze gaan phishing, spam en malware tegen.
- SPF: een lijst met servers die namens jouw domein mogen mailen. Gebruik je een nieuwsbriefdienst, dan hoort die er ook in.
- DKIM: een digitale handtekening op elk bericht. De publieke sleutel staat in je DNS.
- DMARC: een regel die vertelt wat een ontvanger moet doen als SPF of DKIM faalt, en waar rapporten heen gaan.
Google eist van elke afzender die naar Gmail-adressen mailt minimaal SPF of DKIM. Wie meer dan 5.000 berichten per dag naar Gmail stuurt, moet ook DMARC hebben. Stel ze daarom alle drie in, ook als je weinig mailt.
Of het goed staat, controleer je met de gratis mailtest van Internet.nl. Die laat zien welke records ontbreken.
Wat gebeurt er met je mail als je overstapt?
Dat hangt af van wat je verhuist:
- Nieuwe website, zelfde maildienst: je past alleen de A-record aan. Je mail merkt niets.
- Nieuwe maildienst: je zet de oude mail over en past de MX-records en SPF aan.
- Domeinnaam naar een andere registrar: controleer dat de DNS-records meeverhuizen. Anders valt je mail weg. Zie domeinnaam verhuizen.
Zeg je een domeinnaam op, dan kan een nieuwe houder na 40 dagen quarantaine mail ontvangen die nog voor jou bedoeld is. SIDN waarschuwt daar zelf voor. Laat je oude adres dus niet zomaar vervallen.
Bij Klozley bouw en host ik je website. Je e-mail regel je zelf, bij een maildienst naar keuze. Je domeinnaam staat op jouw naam, dus jij houdt de regie over je DNS en daarmee over je mail, ook als je ooit van website wisselt.
Veelgestelde vragen
Kan ik een zakelijk e-mailadres gratis maken?
Zonder eigen domeinnaam niet echt: een gratis Gmail- of Outlook-adres staat op de naam van die dienst. Met een eigen domeinnaam betaal je minimaal de domeinregistratie. Sommige hostingpakketten bevatten gratis mailboxen. Zakelijke maildiensten zoals Microsoft 365 en Google Workspace rekenen per gebruiker per maand.
Waarom komt mijn zakelijke mail in de spam terecht?
Vaak omdat SPF, DKIM of DMARC ontbreekt of niet klopt. Google eist van elke afzender naar Gmail minimaal SPF of DKIM, en van afzenders van meer dan 5.000 mails per dag ook DMARC. Controleer je domein met de mailtest van Internet.nl. Die laat zien welke records ontbreken.
Blijft mijn e-mail werken als ik van website wissel?
Ja, als je e-mail los staat van je website. Website en mail gebruiken verschillende DNS-records: je website de A-record, je mail de MX-records. Pas je bij een overstap alleen de A-record aan, dan blijft je mail gewoon binnenkomen. Controleer na de overstap wel of de MX-records nog kloppen.
Hoeveel mailadressen heb ik nodig?
Begin klein. Veel zzp'ers redden het met één mailbox op hun naam en een paar aliassen, zoals info@ en offerte@, die in diezelfde mailbox binnenkomen. Een alias kost bij de meeste maildiensten niets extra. Een extra mailbox heb je pas nodig als een tweede persoon apart moet kunnen inloggen.
Conclusie: een zakelijk e-mailadres met eigen domeinnaam staat in een uur
Een zakelijk e-mailadres met eigen domeinnaam vraagt om een domeinnaam, een maildienst en een paar DNS-records. Zet de MX-records naar je maildienst en stel SPF, DKIM en DMARC in, zodat je mail aankomt. Houd mail en website gescheiden, dan kun je allebei los van elkaar wisselen.
Wil je een website op je eigen domeinnaam die je mail met rust laat? Bekijk het website-abonnement of plan een gratis adviesgesprek.
Bronnen
- E-mailbeveiliging: SPF, DKIM en DMARC (SIDN)
- Richtlijnen voor afzenders van e-mail (Google)
- Internet.nl
- Mailverkeer naar opgezegde domeinnaam (SIDN)
- Zo werken wijzigingen door in Google-services (Google Workspace)
Geschreven door Tom de Waard, eigenaar van Klozley, websitebureau in Hoofddorp.